La Suite de aplicaciones OPTITE es un conjunto de herramientas que permiten simplificar el tratamiento de datos y tablas que nos permiten, con tan solo unos clicks, hacer diversas operaciones que de tener que hacerlas de forma manual llevarían mucho mas tiempo.
La instalación del paquete se realiza de forma totalmente automática, quedando perfectamente integrado con nuestro Excel a modo de plug-in y generando su propia pestaña, desde la que podremos acceder a todas las opciones disponibles.
Descarga e instalación
Lo primero que debes hacer es is a la página de OPTITE data tool suite y en el apartado Descargas, seleccionar la adecuada a tu versión de Excel. Está disponible para las versiones de 2007, 2013, 2016, 2019 y 365. Como verás, no se puede pedir mas.
Elegida la versión correcta, el proceso de descarga es rápido, ya que se trata de un fichero no demasiado pesado en formato zip que contiene todo lo necesario para realizar la instalación. Tan solo tendremos que descomprimir la carpeta, ejecutar el fichero de instalación y realizar dos sencillos pasos.
Eso si, debes habilitar el contenido y las macros para que pueda realizarse la instalación. En el momento en que las habilitas, tan solo tienes que seleccionar el idioma de instalación y seleccionar la carpeta en que quieres que se aloje el plug-in. Hecho esto y haciendo un par de clicks en aceptar, en breves segundos queda realizada la instalación.
Si ahora abrimos Excel, veremos que ya tenemos la pestaña Optite con todas sus opciones.
Principales funcionalidades
Trabajar con tablas
Una de las características principales es la posibilidad de manejar datos de tablas en función de nuestras necesidades. Dentro de estas opciones, podremos:
- Resumir tablas: podremos generar resúmenes consolidando los datos de la tabla en base a los criterios que definamos. Por ejemplo, resumir los datos de ventas por artículo a partir de cada transacción individual
Y siguiendo procedimientos similares, podremos también:
- Generar un resumen a partir de múltiples tablas
- Cruzar tablas, es decir, completar los datos de una tabla a partir de búsquedas en otras tablas
- Definir formatos condicionales para facilitar la búsqueda de datos
- y muchas mas opciones que podrás investigar en su completo menú
Extraer datos
Otra de las funciones interesantes de la Suite de aplicaciones OPTITE es la posibilidad de extraer datos de las tablas en base a diferentes criterios. Así,si por ejemplo, disponemos de datos consolidados de varios orígenes que queremos separar para poder distribuir a cada uno de dichos orígenes sin que el mismo tenga acceso a la información de los demás, lo podremos hacer sin ningún problema.
En el ejemplo siguiente se puede ver la interface para la extracción de datos correspondientes a la cuenta de cliente 00805-2 y el resultado obenido.
Muy útil también es la opción de separación en hojas de los datos en base al criterio que se defina. Aplicado al ejemplo anterior, crearía una hoja para cada uno de los diferentes códigos de cliente disponibles.
Otras funcionalidades
Además de las funcionalidades específicamente orientadas a tablas, la Suite de aplicaciones OPTITE ofrece también la posibilidad de realizar operaciones en un solo click tales como:
- Convertir texto a mayúsculas, minúsculas o poner la primera letra en mayúsculas
- Eliminar espacios en blanco
- Convertir a formato numérico números en formato texto
- Rellenar celdas vacías
- Seleccionar automáticamente toda la fila, columna o rango
- Seleccionar celdas vacías, con mensaje de error o repetidas
- Redondeo a entero, centena o millar
- Aplicar estilos de millares o fechas
Conclusión
En este artículo he hecho una breve presentación de las opciones que nos proporciona la Suite de aplicaciones OPTITE. Detallar todas y cada una de sus opciones requeriría de varios artículos, por eso, es mejor que tu miso compruebes su potencial en primera persona.
El trabajo realizado por José Antonio de Diego, bien merece que le dediques un rato para poderlo apreciar de forma adecuada.
Además, dispones de un tiempo de 30 días para poder realizar tu evaluación, lo que siempre es de agradecer. Eso sí, si finalmente te convence, estaría bien que reconocieses su trabajo adquiriendo la licencia correspondiente. No supone un gran desembolso y a buen seguro será una gran inversión.
Finalmente, quisiera destacar que la forma de instalación a modo de plug-in es una forma elegante de incorporar funcionalidades a nuestro Excel, bien de terceros como en este caso o desarrolladas por nosotros mismos. Si te interesa saber mas sobre como funcionan los plug-in, puedes leer el artículo Personalizar Excel Con Un Fichero De Add-Ins.
