Personalizar Excel con un fichero de add-ins

Hoy vamos a hablar de otra de las posibles formas de personalizar Excel como es el añadir un fichero de plug-ins. Si no has oído hablar de ello antes y no sabes lo que es un fichero de add-ins, no te preocupes que después de leer esto te quedará muy claro y entenderás todas las ventajas que les puedes sacar.

Mediante un ejemplo paso a paso, vamos a aprender como personalizar Excel con un fichero de add-ins propios donde ubicar las macros de aquellas tareas repetitivas que hagamos. Después, aprenderás a crear accesos directos a ellas para ubicarlos en la cinta de opciones y tenerlas siempre a mano.

Opciones de realización de tareas repetitivas

Vamos a suponer que hay determinadas acciones que haces una y otra vez sobre los diferentes libros de Excel con los que trabajas habitualmente. Las opciones que tienes son varias:

• Hacerlo de forma manual cada vez que se te presenta la necesidad
• Automatizar la tarea en una macro y cargarla cada vez que la necesites para ejecutarla, bien abriendo un libro de macros, bien cargando el módulo en el libro con el que te encuentres trabajando
• Crear tu macro en un libro de Excel independiente y guardarlo como complemento de Excel, con extensión xlam y configurar Excel para que cuando lo abras esté siempre disponible

Sin duda, la que suena mejor es la última: trabajas una vez y tu esfuerzo está siempre disponible para cuando lo quieres usar de nuevo. Sin mas preocupaciones. Además, si trabajas en distintos ordenadores o tienes alguien a quien quieras facilitar el trabajo también, no tienes mas que copiar el archivo de complemento creado y configurar esa copia de Excel para que esté disponible allí también.

Situándonos un poco

Como el camino se hace al andar y la mejor forma de aprender las cosas es haciéndolas, vamos a seguir paso a paso un ejemplo sencillo para que veas que no se trata de algo inalcanzable y solo para gurus del Excel.

En primer lugar, vamos a imaginarnos una tarea repetitiva y tediosa que no nos guste mucho hacer por monótona. Supongamos que recibimos todos los días un informe de los vendedores de nuestra empresa con un detalle de los artículos vendidos. Nuestro jefe, que es un maniático, no tiene ni idea de Excel y cree que las cosas se hacen sola, quiere recibir ese informe con líneas alternas en diferentes colores. En concreto, una en blanco y otra de amarillo claro (es un fanático de los Beatles y su canción favorita es Yellow submarine).

Asumo que sabes como llegar a aplicar dicho formato mediante un formato condicional basado en una fórmula. Si no es el caso, puedes ver como se hace, paso a paso, en el siguiente artículo:

Aplicar un formato condicional basado en una fórmula

Crear la automatización y el libro de complementos

En este punto de nuestro proceso de personalizar Excel con un fichero de add-ins, también asumiremos que sabes crear el código de VBA para hacer una macro que aplique el formato condicional de forma automática. Si no es así, de momento no te preocupes y copia el código que hay a continuación.

Código:

Sub FormatoCondicional()
     Dim RangoDatos As Range

     Set RangoDatos = Hoja1.UsedRange

     RangoDatos.FormatConditions.Add Type:=xlExpression, Formula1:= _
         "=RESIDUO(FILA();2)"
     RangoDatos.FormatConditions(Selection.FormatConditions.Count).SetFirstPriority
     With Selection.FormatConditions(1).Interior
         .PatternColorIndex = xlAutomatic
         .ThemeColor = xlThemeColorAccent4
         .TintAndShade = 0.799981688894314
     End With
     Selection.FormatConditions(1).StopIfTrue = False

     Set RangoDatos = Hoja1.Rows("1:1")
     RangoDatos.FormatConditions.Delete
End Sub

Lo que deberemos hacer para crear nuestro Add-in es seguir los siguientes pasos:

• Abre un libro nuevo, que será el punto de partida de todo.
• Abre el editor de VBA para poder insertar un nuevo módulo.
• Inserta un nuevo módulo y copia en él el código de la macro.

Ahora vamos a guardar el libro, pero no como siempre. Vete a Archivo > Guardar como y selecciona la ruta donde quieras guardar tu archivo de Add-ins. Ten en cuenta que podrás guardar tantas tareas automatizadas como quieras en un solo libro. No es necesario tener un fichero para cada una de ellas. Yo, por ejemplo, las tengo todas en el mismo libro de complementos, eso sí, organizadas por módulos dentro del editor de VBA que tampoco se trata de tener todo amontonado.

Cuando hayas seleccionado la ruta, deberás desplegar las opciones de tipo de archivo y seleccionar Complemento de Excel (*.xlam)

Fijate que al seleccionar ese tipo de archivo, te ha cambiado la ruta por defecto donde te propone guardarlo por una que es algo parecido a Usuarios > %TuUsuario% > AppData > Roaming > Microsoft > AddIns. Esta es la ruta por defecto donde Excel tiene predeterminado que se guarden este tipo de complementos. En todo caso, no es obligatorio guardarlo ahí.

Ponle al archivo un nombre que sea adecuado a lo que contiene, como por ejemplo, MisAddIns.xlam o similar, de forma que te indique lo que contiene.

Configurar el complemento

Ya únicamente nos queda la tarea de hacer que los complementos de este libro se carguen siempre que abramos Excel para tenerlos disponibles. Para ello nos tendremos que ir a Archivo > Opciones y en la ventana que se abre, seleccionar Complementos.

Donde dice Administrar (número 2 en la imagen anterior) seleccionar Complementos de Excel, si es que no estuviese ya por defecto y hacer click en Ir… (número 3 en la imagen). Esto nos abrirá una ventana donde aparecerán los complementos que Excel tiene localizados y podremos ver si están o no activados para su uso. Como nuestro nuevo libro de complementos no aparece, tendremos que hacer click en el botón Examinar… y localizar el fichero que hemos creado antes. Cuando lo localicemos y seleccionemos, veremos que aparece en la lista de disponibles. Solo nos faltará activarlo, marcando para ello la casilla de verificación que aparece a su izquierda en la lista de complementos, si es que al cargarlo no se marca automáticamente.

Ya tenemos todo configurado para que cada vez que abramos Excel, tengamos disponible el libro de complementos y, con él, todas las macros que hayamos ido creando.

Ahora, para evitar que cuando queramos usarla tengamos que ir a abrir el editor de VBA o a Macros > Ejecutar, podemos poner un acceso rápido en la cinta de opciones. Puedes ver una descripción detallada de lo que es y como personalizarla en el siguiente enlace: Personalizando la cinta de opciones

Simplemente te diré que para localizar rápidamente la opción que quieres añadir a tu cinta de opciones, debes aplicar el filtro Macros en la ventana de Comandos disponibles.

Conclusión

Has visto un método fácil para poder tener siempre disponibles aquellas tareas que tengas automatizadas y a las que recurras de forma repetida. El agruparlas en un fichero de complementos de Excel y tenerlas siempre a tu disposición nada mas abrir el programa como si fuese código nativo del mismo y poder emplearlo en todos los documentos con los que trabajes ya supone una gran ventaja por si misma. Si además, creas un acceso directo siempre a la vista en la cinta de opciones tendrás todo el potencial de estas automatizaciones a un solo click y eso es una mejora de productividad muy significativa que debes aprovechar al máximo.

Si quieres profundizar mas en el tema de add-ins, puedes consultar directamente en la página de Microsoft Office