A veces, cambios sencillos pueden suponer mucho ahorro de tiempo a la hora de trabajar con Excel. Cada click de ratón nos lleva, aproximadamente, 2 segundos de media contando el tiempo que cuesta posicionarnos en el sitio adecuado y pulsar el botón correspondiente. Personalizando la cinta de opciones mediante la inclusión de aquellos comandos que mas empleamos, nos permitirá ser mas eficientes al realizar nuestras tareas.
La distribución de las diferentes opciones en Excel es bastante práctica en su agrupación por temática en pestañas. Sin embargo, muchas veces vamos saltando de una a otra para usar diferentes opciones. Por ejemplo, estamos trabajando con unos datos copiados desde una tabla de cualquier tipo y, antes de empezar a procesarlos queremos darles una cierta forma: aplicar una serie de formatos (tipo de datos, alineaciones), también nos gustaría fijar el encabezado para tenerlo siempre a la vista cuando nos desplacemos muy abajo en los datos y desaparezca de pantalla y cualquier otra cosa que se nos pueda ocurrir.
Pues bien, Excel nos permite dos formas diferentes de mejorar la accesibilidad a los comandos que mas empleemos. La primera es mediante la barra de acceso rápido, que es la barra verde que vemos arriba del todo, y la segunda forma es creándonos una nueva pestaña, con sus correspondientes grupos en la cinta de opciones.
Personalizando la barra de herramientas de acceso rápido
Esta barra de herramientas, es la que podemos ver arriba a la izquierda del todo cuando abrimos Excel y nos permite tener siempre a la vista y, por tanto fácilmente accesibles, los comandos que seleccionemos.
La configuración de la misma es muy sencilla. Basta con hacer click en el extremo derecho de dicha barra (la flechita que apunta hacia abajo) para que nos aparezcan una serie de opciones:
Dentro de las opciones, nos aparecen ya de forma predeterminada, una serie de comandos que podemos ubicar con simplemente hacer click en cada opción. Por ejemplo, guardado automático, abrir un nuevo libro, impresión rápida, etc. Pero además, tenemos la opción de Más comandos… que nos permitirá agregar cualquier otra opción que necesitemos.
Si hacemos click en dicha opción de Mas comandos, nos llevará a la ventana de opciones de Excel. A esta ventana, podríamos haber accedido también a través de Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido, pero de la otra forma nos hemos ahorrado un click, que es lo que queremos, ¿no? Puede parecer poco, pero no deja de ser una reducción de un tercio de los clicks.
Nota: no se muy bien por qué, pero normalmente esta ventana oculta parte del cuadro de la derecha. De todas formas, la anchura de la ventana es ajustable. Posicionándonos en su lateral derecho, cuando el cursos cambia a dos flechitas, podemos estirarla para ver todo.
Como podéis ver en la ventana de opciones que se nos abre, en la lista de la izquierda aparecen todos los comandos disponibles y en la de la derecha los que tenemos seleccionados para mostrar. Añadir nuevos o quitar alguno que no nos interese es un proceso tan sencillo como seleccionar el comando que nos interesa y hacer click sobre los botones Agregar o Quitar, en función de lo que queramos hacer.
A veces, para añadir, puede resultar algo complicado encontrar el comando que nos interesa. Para ello, nos podemos ayudar del filtro de la parte superior Comandos disponibles en:. Si desplegamos esas opciones, veremos que podemos filtrar los comandos por las pestañas de la cinta de opciones lo que, sin duda, nos facilitará el trabajo.
Personalizando la cinta de opciones
En este caso, deberemos acceder a la misma ventana de configuración de opciones de Excel pero seleccionaremos la opción de Personalizar la cinta de opciones.
Aquí, haciendo click en el botón Nueva pestaña, añadiremos una nueva pestaña dentro de la que podremos posteriormente añadir nuevos grupos al hacer click sobre el botón Nuevo grupo. Esto nos permitirá agrupar de forma lógica los comandos dentro de dicha pestaña. Presta atención al agregar un nuevo grupo a qué es lo que tienes seleccionado en la ventana que muestra el árbol de pestañas y grupos ya que es ahí donde lo creará. De todas formas, si te equivocas, solo tienes que seleccionar el grupo o la pestaña creados y, haciendo click sobre ellos con el botón derecho del ratón, aparecerá la opción de Quitar.
Tampoco está de mas que mires un poco las opciones que te permite este menú contextual. Como ves, puedes agregar pestañas, grupos, renombrar y modificar su posición a través del mismo.
Una vez creado el grupo ya puedes añadirle los comandos que necesites siguiendo el mismo método que para la personalización de la cinta de acceso rápido.
Conclusión
Como ves, Excel permite que configuremos los accesos a las distintas opciones a nuestro gusto y necesidades. Si llevas tiempo trabajando con él, sabrás perfectamente que opciones son las que te interesa tener mas a mano para poder ser mas eficiente y esta es una forma muy sencilla de lograrlo. La configuración no te llevará mas de unos minutos que recuperarás con creces en las largas horas de trabajo.
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