Te imaginas que Excel hubiese existido en tiempos de Miguel de Cervantes? ¿Crees que lo hubiese utilizado para escribir el Quijote, o lo hubiese hecho con un editor de textos?
Quisiera comenzar esta serie de artículos por uno que diga lo que no se debería hacer con Excel.
Excel es una potentísima herramienta que puede dar respuesta a muchas de nuestras necesidades de creación de documentos, cálculos, informes, almacenamiento de información, creación de diagramas y casi cualquier cosa que se nos pueda ocurrir.
Sin embargo, si lo que quieres es crear documentos fundamentalmente de texto, no debiera ser esta tu herramienta. Aunque en Excel puedas hacer casi todo, existen otras aplicaciones específicas que te facilitarán el trabajo. Especialmente en lo que se refiere a configuración del aspecto visual, te evitarás muchos quebraderos de cabeza si recurres a ellas.
Y no estoy diciendo este por que si, sino porque he visto demasiadas veces hacer esto. Usar Excel para todo, incluidas cosas para lo que no es la opción mas adecuada.
Sin ir más lejos, para escribir este artículo estoy utilizando Word ya que en Excel me tendría que empezar a hacer muchas preguntas:
- ¿Cómo configuro las celdas para que vea todo lo que hay en ellas? (¿Sabías que dependiendo del zoom que utilices para visualizar la hoja con la que estás trabajando es posible que no veas todo el contenido de la celda?
- ¿Cómo controlo el interlineado?
- Si quiero reescribir o corregir la redacción de algo, ¿Cómo me enfrento a ello?
- ¿Qué opciones tengo para el uso de sangrías?
Y estas preguntas podrían seguir creciendo de forma exponencial. Seguramente, muchas de ellas tendrían respuestas relativamente sencillas. Otras no lo serían tanto, aunque finalmente se pudiese resolver. Lo que es seguro es que el resultado no será el mejor, especialmente de cara al posterior mantenimiento.
¿Te imaginas escribir una novela en Excel? Seguro que no se te ocurriría. Pues lo mismo debieras pensar para cualquier tipo de informe, memorando o lo que sea que quieras escribir. Si no es porque lo que estás haciendo requiere de cálculos que vayan a hacer uso del potencial de Excel, no lo utilices.
Aquí puedes ver dos imágenes de este mismo artículo hecho en Excel. El resultado no es malo del todo:
Sin embargo, la elaboración es bastante más compleja:
Eso, sin tener en cuenta aspectos tales como las sangrías, alineación y demás que afectan al aspecto de un documento. Y el aspecto de un documento es, desde mi punto de vista, tan importante como su contenido. En resumen, Excel es una magnifica y potentísima herramienta pero que debe ser usada para lo que está diseñada. Te resultará mas fácil de usar, mucho mas amigable y reducirás las frustración que te impide contarla entre tus grandes amigos.
Si quieres saber un poco mas sobre para que es Excel de verdad, puedes echar un vistazo a esto: ¿Qué es Excel y cómo funciona? Conoce los 6 puntos clave.
Si prefieres empezar a aprender cosas interesantes para mejorar tu uso de Excel, consulta alguna de estas otras entradas
