Vamos a explicar, con un ejemplo sencillo, como podemos aprovechar la opción de Excel de aplicar un formato a una celda o rango de celdas, en el caso de que las mismas cumplan una condición, es decir, aplicar un formato condicional basado en el resultado verdadero o falso que nos de una fórmula. Esto puede ser muy útil a la hora de destacar determinados datos dentro de un informe, de forma que salte a la vista aquellos datos que cumplen determinada condición.
Aclarando lo que queremos hacer
Para ello, tomaremos el ejemplo usado en el artículo sobre personalización de Excel con un fichero de add-ins. En él decíamos que recibimos todos los días un informe de los vendedores de nuestra empresa con un detalle de los artículos vendidos. Nuestro jefe, que es un maniático, pero además no tiene ni idea de Excel y cree que las cosas se hacen solas, quiere recibir ese informe con líneas alternas en diferentes colores. En concreto, una en blanco y otra de amarillo claro (es un fanático de los Beatles y su canción favorita es Yellow submarine).
Esto es lo que tiene:
Y esto es lo que quiere:
Como tenemos un compañero de trabajo friki, le hemos preguntado como se podría hacer esto y nos ha dicho que lo mas fácil sería aplicar un formato condicional al rango de datos que queramos con una fórmula, de forma que si el resto de dividir el número de fila entre 2 es 0, sabremos que estamos en una fila par y si, en cambio, ese resto es 1, la fila será impar. Como le hemos puesto cara de poker, después de mirar al techo y soplar nos ha dicho que la fórmula que debemos emplear es RESIDUO(FILA();2). Con esa información, ya nos hemos quedado mucho mas relajados y nos hemos ido corriendo a nuestro sitio para empezar a aplicarla cada vez que tengamos ocasión.
Definir el formato condicional basado en fórmula
De momento, vamos a probar si nos ha dicho la verdad. Para ello, seleccionamos el rango de datos que queremos colorear en filas alternas y nos vamos a la opción de formato condicional que está en la pestaña Inicio, en el grupo Estilos.
Al hacer click en Formato condicional, se nos abre una lista de opciones de la que vamos a seleccionar Nueva regla…
Esto, a su vez nos llevará a una nueva ventana donde deberemos definir dicha regla y que queremos que haga cuando se cumpla la misma. De todas las opciones que nos da para definir la nueva regla, nosotros, que estamos deseando aplicar la fórmula que nos ha dicho nuestro compañero friki, queremos elegir la última, que es Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
Configuración de los distintos parámetros
Pues bien, en el cuadro Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera:, escribiremos la famosa fórmula, teniendo en cuenta comenzar por el signo igual (=). Una vez escrita la fórmula, haremos click en el botón Formato… para ir a las opciones de definición del formato que queremos aplicar cuando se cumpla dicha regla. En este caso, definiremos el relleno de la celda, pero se puede seleccionar cualquier formato (fuente, tipo de número, etc.). Si te paseas por las distintas pestañas, te harás una buena idea de lo que puedes hacer.
Aceptamos en las opciones de Formato de celdas una vez estemos satisfechos de la definición del formato, lo que nos volverá al formulario previo y aceptamos también este. Ahora podremos ver un resumen de la regla que acabamos de definir:
Como ves, nos presenta un resumen de la regla creada:
- que fórmula define si el formato se debe aplicar o no
- que formato se aplica en caso de que la regla sea cierta
- a que rango de celdas se aplica dicha regla
- si hay que detener el proceso de evaluación de nuevas reglas al cumplirse ésta
Este último punto es aplicable cuando se deben evaluar varias reglas para, en el momento en que una se cumpla, no sea necesario invertir el tiempo que lleva evaluar las demás. En función de lo que estemos haciendo, será o no aplicable, es decir, querremos parar o seguir evaluando reglas. Lo normal es que las reglas se ordenen de tal forma que cuanto mas arriba, antes se evalúa y que, si se cumple alguna, no debamos seguir evaluando reglas, que no deja de ser un tiempo para el procesador.
Por otro lado, verás que en Se aplica a está el rango que hemos seleccionado al principio, Si te hubieses equivocado, solo tendrías que hacer click en la flecha que señala hacia arriba, a la derecha del rango e ir a seleccionar el que realmente quieras.
Conclusión
Como hemos visto aquí, se pueden aplicar formatos condicionales que se activen o no en función de que se cumpla una condición. En este caso, mediante la definición de una fórmula. Sin embargo, son muchas las formas de emplear estos formatos condicionales y no estaría de mas que investigues un poco por tu cuenta en las diferentes opciones que tienes. La mejor manera de aprender es hacer las cosas por nosotros mismos y si lo haces sobre un fichero de copia de tus datos, no vas a romper nada. La aplicación de un buen formato condicional bien hecho, mejora de forma significativa la presentación de informes y les da un aspecto mucho mas profesional. No se trata de hacer algo excesivamente «multicolor», tipo Agata Ruiz de la Prada, sino de algo que destaque la información mas importante de aquella secundaria de forma elegante.
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Si quieres ampliar conocimientos sobre el formato condicional, consulta también Cuestiones importantes sobre formato condicional.
