En la primera parte de Análisis de datos con tablas dinámicas aprendimos las bases necesarias para ser capaces de construir una tabla dinámica con la que poder hacer una análisis de nuestros datos. Hablamos sobre cómo debemos preparar los datos a analizar y construimos una tabla dinámica con ellos.
En esta segunda parte veremos que información podemos obtener de está tabla dinámica, como podemos organizar los datos a nuestro gusto en cuanto a formatos y unidades y que opciones tenemos para ir un paso mas allá y no limitarnos únicamente a datos de agregación.
Dar formato a los datos
Habíamos dejado nuestra tabla dinámica como se ve en esta imagen:
Es un formato que vemos que no muestra los datos de forma homogénea: diferente número de decimales y no hay separador de miles. Esto hace que su lectura y comprensión se haga mas difícil. Empezaremos por formatear los datos a un solo decimal. Para ello, situándonos sobre cualquier celda del rango ocupado por nuestra tabla, haremos click con el botón derecho para que se muestre el menú contextual.
Dentro de las opciones, vemos que hay dos formas de modificar el formato. La primera Formato de número… nos abre el formulario de opciones común de Excel, en el que podremos indicar los decimales que queremos mostrar y si queremos ver el separador de miles.
La segunda opción Decimales del campo de la Tabla Dinámica permite modificar los decimales vistos de forma rápida y es útil en el caso de que queramos aumentar o disminuir la precisión de los datos, especialmente cuando la usamos junto con la opción previa de Formato de número del campo de la Tabla Dinámica. Esta opción nos permite ver los datos en diferentes bases (unidades, miles, millones, %,…). Si cambiamos de unidades a miles, es posible que queramos aumentar el número de decimales, para no perder tanta información.
Opciones de valores
En el análisis de datos con tablas dinámicas, tenemos la opción de ver distintos datos agregados. Los datos agregados son los que van el el área de Valores. Cuando hemos arrastrado el campo Importe a dicha área, nos ha puesto Suma de Importe. Es decir, Excel ha interpretado que lo que queremos es ver la suma de los datos de ese campo una vez aplicado el filtro contextual de la tabla generada. El filtro contextual es el que deriva de la posición de cada celda en la tabla. Así las celdas que están en la fila del artículo 1 y en la columna del año 2.019 y el mes 1 tienen todos esos filtros contextuales por que es el «contexto» en el que se encuentra dicha celda.
Sin embargo hay otros cálculos que podemos ver y que podemos seleccionar de dos formas diferentes.
La primera opción es hacer click sobre la flecha que aparece a la derecha de Suma de Importe en el campo Valores.
Esto despliega un menú en el que su última opción es Configuración de campo de valor. Si seleccionamos esa opción, nos lleva a una ventana donde podemos seleccionar entre diferentes opciones como son Suma, Recuento, Promedio, etc. Nos puede interesar el número de veces que se vende un artículo, y no el importe vendido. O igual queremos buscar el valor máximo de importe, para ver la venta mayor realizada. Todo eso es posible con esta opción.
A esa misma opción se puede acceder a través del menú contextual que aparece al hacer click con el botón derecho del ratón cuando estamos dentro del rango de la tabla dinámica.
Formar de ver los valores
Otra de las opciones que tenemos es ver los valores en relación a otros datos de la tabla dinámica. Al arrastrar el valor de importe a la zona de valores, vemos las ventas de cada artículo por periodo temporal. Con esta opción podemos ver dichos datos de forma relativa, como por ejemplo, en % sobre el total de ventas del periodo.
Para conseguir esto, de nuevo tenemos varias opciones. La primera es hacer click en la flecha de la derecha de Suma de Importes y seleccionar, como antes, Configuración de campo de valor. Pero en este caso, cuando se abra la ventana que ya hemos visto, seleccionaremos la pestaña Mostrar valores como donde podremos configurar como queremos ver el valor y, en algunos casos, los campos implicados.
También puedes acceder a esta configuración a través del menú contextual, con la opción Mostrar valores como donde tienes accesos rápidos a las opciones mas comunes. Haciendo click en Mas opciones… llegarás a la ventana anterior donde tendrás todo el control sobre la configuración de como mostrar valores. O directamente, en el menú contextual, haciendo click en la opción Configuración de campo de valor…
Otras opciones
Si te fijas en el menú contextual con el que hemos ido trabajando para configurar la forma de realizar el análisis de datos con tablas dinámicas, hay otras opciones disponibles. Lo mejor es que tu mismo «juegues» con ellas para ver lo que hacen y su utilidad. Algunas son evidentes, pero otras no tanto. No hay que tener miedo de probar. Experimentar uno mismo es la mejor forma de aprender sin lugar a dudas. Solo ten la precaución de tener una copia de tu archivo, por si «experimentas demasiado».
Algunas de las opciones son:
- Tabular, Diseño sin subtotales. Esta opción quita los totales parciales (el total del mes 1, del mes 2,…). Si los quieres recuperar, estando situado en cualquier celda del rango de la tabla dinámica, debes ir a la pestaña Diseño y a las opciones de Subtotales y Totales generales.
- Actualizar. Con esta opción actualizas los cálculos de la tabla dinámica cuando haya modificación en tus datos de origen.
- Añadir barras de datos. Haciendo click aqui, verás que se insertan en cada celda unas barras que ajustan su tamaño proporcionalmente al valor de cada celda. En algunos casos puede mejorar la interpretación de los datos a golpe de vista.
- Ordenar. Si quieres ver los datos ordenados de alguna forma. Sitúate en la columna por la que quieras ordenar (etiquetas o datos) y selecciona la opción que te interese.
Además de estas opciones, fíjate que cuando te sitúas dentro del rango de la tabla dinámica, en la cinta de opciones de Excel aparecen dos pestañas nuevas: Análisis y Diseño. Estas son específicas de la tablas dinámicas y te permiten realizar opciones adicionales con las mismas. Curiosea un poco por tu cuenta para conocerlas y saber adaptarlas a tus gustos y necesidades.
Conclusiones
Hemos revisado los aspectos básicos de como realizar un análisis de datos con tablas dinámicas. Con lo que has aprendido hasta ahora, podrás generar tus propias tablas dinámicas y configurar los datos a tu gusto para poder analizarlos de una forma mucho mas efectiva que simplemente con el uso de fórmulas.
También hemos visto algunas de las opciones mas importantes que tienes a tu disposición para configurar los datos y el aspecto de la tabla y hemos abierto la puerta a que investigues por tu cuenta mas posibilidades en los menús de Analizar y Diseño específicos de tablas dinámicas.
Te repito, a riesgo de resultar pesado, que las cosas se aprenden al usarlas en primera persona y por ello te invito a que lo hagas.
Si te surgen dudas durante tu «investigación», no dudes en consultarlas en el foro de Excel donde estaré encantado de poderte ayudar.
Y si quieres aprender mas, aquí tienes un libro muy interesante.
