Introducción
Si alguna vez has manejado hojas con muchos datos y fórmulas y has sufrido su lentitud al introducir nueva información te enseñaré como aligerar hojas pesadas configurando los modos de cálculo y evitar así este problema.
A veces los libros empiezan a crecer. Si tenemos muchos datos que se van relacionando entre ellos y utilizamos fórmulas con cierta carga de cálculo, como condicionales, búsquedas, formulas matriciales, etc. cada vez que introducimos un dato nuevo o editamos una fórmula, el libro se «bloquea» durante unos segundos hasta que vuelve a responder.
Esto, además de interrumpirnos el trabajo constantemente, no puede llevar a perder la paciencia y el hilo de lo que estamos haciendo. Vamos a ver como evitar este problema de una forma muy sencilla.
Opciones de cálculo
Excel, por defecto, recalcula todo cada vez que modificamos una celda. Bien sea porque introducimos un nuevo dato o fórmula o porque corregimos algo, en cuanto hacemos Enter, el libro entero se recalcula y actualiza.
Pero Excel, además de esta opción, tiene otras opciones de cálculo:
- Automático
- Automático, excepto para tablas de datos
- Manual
Cálculo automático
Como ya he mencionado, es la opción por defecto en Excel. Recalcula el libro completo cada vez que algo es modificado. Es la mas normal y la que todo el mundo espera. Además, que no sea la activa, puede llevar a errores de interpretación de datos si no tienes muy presente que estás en otro modo.
No será la primera vez que, estando en modo manual, una fórmula «no funciona» o el resultado que estamos mirando con cara de poker porque nos extraña se debe, únicamente, a que no se está recalculando el libro.
Cálculo automático, excepto para tablas de datos
Pues eso: «casi todo» se calcula en automático menos las tablas de datos. Situación extraña y nada deseable, salvo que tengamos muy claro que SI se actualiza y que NO se actualiza.
Obviamente, es una opción peligrosa si hay dependencias entre datos de tablas y datos externos que nos puede llevar a los mismos errores antes comentados. Mejor olvidarse de esta opción.
Cálculo manual
Ultima de las opciones. Nada se recalculará, por muchas cosas que cambiemos, hasta que forcemos dicho recalculo de forma manual o modifiquemos la opción a cálculo automático. Con este truco aligeraremos hojas pesas de la necesidad de recalculo.
Modificación de las opciones de cálculo
Para modificar las opciones de cálculo deberemos ir a Archivo > Opciones
Y en la ventana de Opciones de Excel seleccionar Fórmulas. Lo primero que veremos allí son las Opciones de cálculo, donde verás las mencionadas mas arriba. Fíjate que la opción de Manual, permite activar la opción de recalcular el libro antes e guardarlo de forma que, cuando lo abramos de nuevo, la información que veamos sea «correcta».
Una vez selecciones la opción de cálculo deseada, haz click en Aceptar para volver a tu hoja.
También tienes un acceso rápido para modificar las opciones de cálculo en la pestaña Fórmulas en el menú Cálculo desde donde puedes modificar tu opción elegida rápidamente.
Cálculo manual. Forzando el cálculo
Si has optado por la opción de cálculo manual, tienes varias opciones para forzar el recálculo cuando así lo necesites.
En la pestaña Fórmulas, en el grupo Cálculo tienes dos botones:
- Calcular ahora
- Calcular hoja
Calcular ahora
Con esta opción fuerzas el cálculo del libro completo. Un acceso rápido a esta opción es la tecla F9. Si la pulsas, verás que el libro se recalcula.
Calcular hoja
Con esta opción forzamos el recalculo, pero únicamente de la hoja activa. Es una forma de tener la información con la que estas trabajando en ese momento actualizada.
Conclusión
Has visto que cambiar la forma en que tu libro realiza los cálculos es muy sencillo. Pero que sea sencillo no quiere decir que no sea práctico ya que te permite en un par de clicks aligerar hojas pesadas configurando los modos de cálculo y hacerte mucho más fácil interactuar con ellas para su mantenimiento.
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